Recruter un stagiaire : quelles sont les règles financières à respecter ?

Les employeurs qui accueillent un stagiaire sont tenus de respecter la réglementation afin de lui permettre d’effectuer ses tâches dans les meilleures conditions, aussi bien concernant les missions qui lui sont assignées que concernant ses conditions de travail. Mais quelles sont les obligations de l’employeur sur les volets financiers de cette réglementation (gratification, prise en charge de frais divers, etc.) ? Explications.

La convention de stage

Le stage en milieu professionnel donne obligatoirement lieu à la signature d’une convention de stage entre l’employeur, l’étudiant (futur stagiaire) et l’organisme de formation dont dépend le stagiaire. Cette convention permet, notamment, de fixer les règles obligatoires ou facultatives, relatives au déroulement du stage. Au même titre que l’énoncé des missions assignées au stagiaire, des dates de début et de fin du stage, ou des horaires de travail, les informations relatives aux conditions financières doivent être mentionnées dans cette convention. Plus précisément, cette dernière doit détailler les éléments suivants :

le taux horaire de la gratification, calculé sur la base de la présence effective du stagiaire, ainsi que les modalités du versement ;
les avantages éventuels auxquels le stagiaire a droit (accès à la restauration, prise en charge d’une partie des frais de transport, remboursement de frais divers, etc.) ;

À savoir

Les règles énoncés ci-dessous et dans le reste de cet article concernent uniquement les stages d’élèves et étudiants effectués dans le cadre d’un stage d’initiation, de formation initiale ou de complément de formation professionnelle initiale. Pour les autres sypes de stage, comme ceux effectués dans le cadre de la formation professionnelle continue liés par un contrat de travail, ou dans le cadre du second degré de l’enseignement agricole, d’autres règles s’appliquent .

La gratification est obligatoire au-delà de deux mois de stage

Le versement d’une gratification au stagiaire est obligatoire dès lors qu’il est accueilli par l’entreprise plus de 2 mois : soit l’équivalent de 44 jours à 7 heures par jour, ou encore à partir de la 309^eheure, au cours de la même année scolaire ou universitaire, même si sa présence n’est pas continue.

En dessous de cette durée, la gratification est facultative.

Calculez la gratification de votre stagiaire

Afin d’aider les employeurs à calculer le montant de gratification qu’ils doivent octroyer à leur stagiaire, le site service-public.fr a développé un simulateur de calcul. A minima, il est indispensable de respecter les règles et principes suivants :

comptabilisation du temps de présence : la gratification est calculée en fonction du nombre d’heures de présence effective du stagiaire. La rémunération des congés est facultative, de même en ce qui concerne le congé pour cause de grossesse, de paternité, d’adoption, ou de toute raison d’absence prévue par la convention de stage. Cependant, même si cela n’est pas obligatoire, l’employeur peut les comptabiliser s’il le souhaite ;
montant minimum légal : le montant de la gratification doit figurer dans la convention de stage et est apprécié au moment de la signature. Le montant minimum légal de gratification est de 3,75 euros (chiffre 2018) par heure de stage, soit 15 % du plafond de la Sécurité sociale. Le stage n’étant pas un contrat de travail, il n’est pas possible de verser une gratification supérieure à ce montant minimum légal dans le secteur public. Dans le secteur privé, il est possible de verser une gratification supérieure à ce montant minimum légal, si cela est prévu par une convention de branche ou par un accord professionnel étendu ;
modalités de versement : la gratification est mensuelle et doit être versée à la fin de chaque mois et non pas en fin de stage. Elle est due dès le premier jour de stage et non pas à partir du seuil des deux mois de stage ;
prise en compte des charges sociales : si la rémunération versée ne dépasse pas le montant minimum légal, elle est exonérée de charges sociales pour l’organisme d’accueil et pour le stagiaire. En revanche, dans les cas ou la gratification est supérieure à ce minimum légal, la rémunération est alors soumise à cotisations et contributions sociales au-delà du seuil de franchise, calculées sur la fraction excédentaire (différence entre le montant réellement versé et la franchise de cotisations). Le stagiaire n’ayant pas le statut de salarié, il garde son statut d’étudiant en ce qui concerne les prestations de sécurité sociales et les contributions suivantes ne sont donc pas dues au titre de l’assurance chômage et de la retraite complémentaire.

Le stagiaire peut bénéficier d’autres droits et avantages financiers au même titre que les salariés

Même si le stagiaire n’a pas le statut de salarié, il doit bénéficier, au même titre que les salariés de l’organisme d’accueil, de certaines prestations comme l’accès aux offres du comité d’entreprise. Il en est de même pour l’accès au restaurant d’entreprise ou concernant l’octroi de titres restaurants : le stagiaire doit en bénéficier aux mêmes conditions que les salariés.

Par ailleurs, concernant les frais de transport engagés par le stagiaire pour se rendre sur le lieu de son stage, le remboursement pour moitié de ces frais est une obligation pour l’employeur. Là encore, les mêmes conditions que celles applicables aux salariés de l’entreprise s’appliquent également au stagiaire.

À savoir

Le remboursement de ces frais divers ne fait pas partie de la gratification mensuelle, mais doit être payé en plus.

Ces frais pour l’employeur sont exonérés de cotisations sociales à condition que la contribution patronale soit comprise entre 50 % et 60 % de la valeur nominale du titre et ne dépasse pas 5,38 euros en 2017.

Consultez l’article sur economie.gouv.fr.